AAD EN PRIVACY

Privacyverklaring

Uw privacy is belangrijk en daarom gaat AAD Advies (AAD) heel zorgvuldig met uw persoonlijke gegevens om. Hieronder vindt u onze privacyverklaring.

AAD Advies
AAD is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
www.aadadvies.nl
Arnhemseweg 152, 3817 CL, Amersfoort

Doel en grondslag van de verwerking
AAD verwerkt uw persoonsgegevens voor een aantal doelen. Onze opdrachtgevers vragen om uiteenlopende adviezen op het gebied van personeel- en organisatievraagstukken. Het kan bijvoorbeeld gaan om het opstellen van een arbeidscontract of een vaststellingsovereenkomst, het helpen met de verzuimbegeleiding of begeleiden van een reorganisatie. Daarnaast zijn wij actief op het gebied van werving en selectie en bemiddelen we (interim) kandidaten op opdrachten.

Om onze opdrachtgevers te informeren over onze dienstverlening en producten heeft AAD hun contactgegevens nodig om te kunnen bellen of e-mailen. In bepaalde situaties zijn de gegevens van het personeel van de opdrachtgevers nodig om onze bovenstaande dienstverlening goed te kunnen uitoefenen.

Om aan de specifieke vragen, begeleiding en betalingen van de opdrachtgevers en kandidaten tijdens een werving- en selectieproces of de interim-/detacheringsopdracht via AAD te kunnen voldoen is het noodzakelijk om niet alleen de contactgegevens van opdrachtgevers te hebben en te bewaren, maar daarnaast ook de persoonsgegevens van (potentiële) medewerkers . Dit geldt zo lang de opdracht strekt.

Persoonsgegevens die wij verwerken
AAD verwerkt persoonsgegevens doordat opdrachtgevers gebruik maken van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Gedurende een opdracht kan een adviseur van AAD te maken krijgen met persoonsgegevens van een (potentiële) medewerker van haar opdrachtgevers. Het betreft verschillende bedrijven in verschillende branches. AAD Advies verwerkt alleen de gegevens van de medewerkers waarbij de opdrachtgever om advies vraagt (bijvoorbeeld: indiensttreding, verzuimbegeleiding, ontslagprocedure etc.).

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn:

– NAW Gegevens
– Burgerservicenummer
– Salarisgegevens
– Dienstverbandgegevens
– Verzuimgegevens
– Andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet

Geheimhouding
AAD is gebonden aan wettelijke bepalingen op grond waarvan wij Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens dienen te behandelen.  AAD verstrekt alleen informatie aan derden die direct betrokken zijn bij de uitvoering van de dienstverlening en alleen indien strikt noodzakelijk voor een goede organisatie en uitvoering daarvan. Gevoelige persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden.
De gegevens worden alleen binnen het team van AAD gedeeld door middel van het gebruik van Dropbox Business*, gegevens die gedeeld worden met opdrachtgevers van AAD gaan via e-mail, klantmappen in Dropbox Business* of via de mailomgeving van de opdrachtgever.

Wanneer AAD derden inhuurt, om werkzaamheden voor klanten en deelnemers uit te voeren, dan sluiten wij daarmee een geheimhoudingsovereenkomst waardoor geheimhouding van Persoonsgegevens en Vertrouwelijke Gegevens voldoende is gewaarborgd.

Cookies of vergelijkbare technieken
AAD gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
De gegevens worden door de opdrachtgevers hoofdzakelijk verstrekt d.m.v. het Wijzigingsformulier welk in de (met AAD gedeelde) klantenmap van Dropbox Business* wordt geplaatst. Wanneer het niet anders kan, worden de gegevens via e-mailberichten door AAD verkregen maar dit is beperkt tot het minimum. Het komt voor dat een medewerker van AAD de inlog gegevens tot de server en dus ook het personeelssysteem van de opdrachtgever krijgt. Dan kunnen de gegevens van de medewerkers daar worden geraadpleegd en ontstaat er geen noodzaak om Dropbox te gebruiken of te e-mailen.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens door AAD. En u heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging van persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van de betreffende persoonsgegevens sturen naar aad@aadadvies.nl.We reageren zo snel mogelijk, maar maximaal binnen vier weken, op uw verzoek.

Beveiliging, bewaring en verwijdering
AAD heeft de noodzakelijk maatregelen ter bevordering van de fysieke, technische en organisatorische beveiliging van de privacygevoelige gegevens getroffen, zodat de registratie daarvan is beveiligd tegen onbevoegd raadplegen, verstrekken, veranderen en/of verwijderen van gegevens alsmede tegen brand en daarmee vergelijkbare gevaren, inbraak en diefstal.

AAD Advies ziet erop toe dat zij zich houdt aan de bepalingen van dit reglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de AVG/GDPR, blijft gelden.

De gegevens van de betreffende medewerkers worden bewaard:

– voor de duur van de opdracht (indien projectmatig werk),
– voor de duur van de begeleiding (indien ontslagdossier of verzuim),
– tot het moment dat de vraag van de opdrachtgever is beantwoord (kortdurende acties zoals: het maken van een contract, brief etc.).

Alle aanwezige gegevens van de opdrachtgevers worden alléén bewaard in Dropbox Business*.

* Dropbox Business is gecertificeerd volgens wereldwijd geaccepteerde en erkende normen en voorschriften op het gebied van beveiliging en privacy, zoals ISO 27001/2, ISO27018/17 en SOC 2. Meer hierover te vinden op: https://www.dropbox.com/nl_NL/security/GDPR

Privacygevoelige gegevens worden, conform wetgeving, 60 maanden na beëindiging van de overeenkomst voor de aangegeven doeleinden bewaard of zo lang als de wet dat voorschrijft. Na deze termijn vragen wij uw toestemming voor verdere communicatie.

Wijzigingen Privacybeleid
AAD behoudt zich het recht voor dit privacybeleid aan te passen. Elke aanpassing wordt op deze website bekendgemaakt. Wij adviseren u om regelmatig op deze pagina te kijken of er aanpassingen zijn.

AAD neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat persoonlijke gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via onze toezichthouder.

Toezicht
AAD stelt Martine van den Berg (martine@aadadvies.nl) aan als de toezichthouder op de naleving van de in dit document opgenomen verwerkingen van persoonsgegevens. Daarnaast ziet deze Functionaris Gegevensbescherming erop toe dat het vernietigingsprotocol wordt gevolgd door de medewerkers van AAD Advies.

Klachten
We wijzen u erop dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.